Dos cosas distintas reciben el nombre de registro
En conversaciones sobre el Reglamento de IA, la palabra registro suele mezclar dos instrumentos:
- La inscripción jurídica de determinados sistemas de alto riesgo en la base de datos de la Unión Europea o, en algunos casos, a nivel nacional.
- Una tabla interna con los sistemas que usa una organización para ordenar decisiones.
La diferencia no es menor. El Reglamento no impone un registro general a todo deployer. Presentar un inventario voluntario como obligación universal crea trabajo innecesario y oculta los casos en los que sí existe una inscripción legal concreta.
A quién obliga el artículo 49
El artículo 49 se refiere a sistemas de alto riesgo. Antes de introducir en el mercado o poner en servicio un sistema del anexo III, el proveedor debe registrar al proveedor y al sistema en la base de datos de la Unión, con excepciones y reglas específicas.
Entre los responsables del despliegue, la obligación del artículo 49.3 no alcanza a cualquier empresa privada. Se dirige a autoridades públicas, instituciones, órganos u organismos de la Unión y personas que actúen en su nombre cuando ponen en servicio o usan determinados sistemas de alto riesgo del anexo III. Algunos sistemas de infraestructuras críticas se registran a nivel nacional y ciertos usos sensibles tienen secciones no públicas.
Si un sistema puede ser de alto riesgo, no basta con copiar una fila a una hoja. Hay que comprobar el rol, la categoría del anexo III, las excepciones del artículo 6.3 y el régimen de registro que corresponda.
Por qué mantener un inventario interno aunque no sea obligatorio
Un inventario voluntario contesta preguntas operativas que suelen quedar sin dueño:
- ¿Qué sistema se usa y quién es su proveedor?
- ¿Con qué finalidad se aprobó?
- ¿Qué equipo lo utiliza?
- ¿Qué datos recibe y qué resultados produce?
- ¿Quién revisa los resultados?
- ¿La empresa actúa como proveedor, responsable del despliegue o en otro rol?
- ¿Qué contrato, instrucción o evaluación respalda el uso?
- ¿Qué señal preliminar aparece bajo los artículos 4, 5, 6 o 50?
La tabla no demuestra por sí sola que el uso sea lícito. Su utilidad es hacer visibles los huecos y dirigir una revisión proporcionada.
Un ejemplo que evita clasificaciones falsas
| Sistema y finalidad | Rol a confirmar | Señal preliminar | Próxima comprobación |
|---|---|---|---|
| Asistente de redacción interna | Responsable del despliegue habitual | Medidas de alfabetización del artículo 4 | Datos permitidos, revisión de fuentes y contrato |
| Chatbot de atención de un proveedor externo | Proveedor externo y empresa como responsable del despliegue | Posible artículo 50.1 a cargo del proveedor | Cómo informa el sistema y si la interacción con IA resulta evidente |
| Herramienta de cribado de candidaturas | Responsable del despliegue habitual | Posible anexo III, empleo | Finalidad, influencia sobre la decisión, artículo 6.3 y evaluación del proveedor |
| Generador de imagen para una campaña | Rol del proveedor para el marcado técnico | Posible artículo 50.2 para el proveedor | Si la salida está marcada y si la publicación es una ultrasuplantación |
La columna no debería decir simplemente “cumple” o “alto riesgo” después de un cuestionario breve. Usa expresiones como clasificación preliminar, posible supuesto o revisión necesaria hasta comprobar los hechos.
Cómo relacionarlo con el artículo 4
El artículo 4, en su redacción vigente, exige medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA. Deben adaptarse a los conocimientos técnicos, la experiencia, la educación, la formación, el contexto y las personas afectadas, sin garantizar un nivel individual específico. El inventario ayuda a decidir qué necesita cada equipo.
Un departamento que usa un asistente para borradores puede necesitar instrucciones sobre confidencialidad y comprobación de fuentes. Quien opera un sistema que influye en candidatos o clientes puede necesitar formación sobre supervisión, sesgo, impugnación e incidentes. La herramienta es la misma categoría tecnológica, pero el contexto cambia la medida.
Cuándo actualizar el inventario
Evita convertir una revisión anual en una supuesta frecuencia legal. Actualiza el inventario cuando la información deja de describir la realidad:
- se incorpora o retira un sistema;
- cambia la finalidad o el equipo usuario;
- se activan nuevas funciones;
- se añaden datos o personas afectadas;
- cambia el contrato o la documentación del proveedor;
- ocurre un incidente;
- una guía oficial o una reforma cambia el análisis.
Puedes programar una revisión periódica para detectar cambios silenciosos. Es una decisión de mantenimiento, no una obligación anual general del Reglamento.
Qué genera GDPR.Direct
La plataforma crea un borrador editable con los sistemas y finalidades que introduces. El triaje de 12 preguntas sirve para señalar posibles áreas de revisión. No sustituye la evaluación del proveedor, una inscripción del artículo 49 ni el análisis jurídico de un uso de alto riesgo.
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